Adalah mitos bahwa karyawan yang bepergian tidak senang dengan kebijakan perjalanan perusahaan. Sebenarnya, karyawan ingin tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mematuhi kebijakan perusahaan, selama kebijakan itu adil dan memberi mereka kemampuan untuk melakukan apa yang perlu mereka lakukan.
Oleh karena itu, kebijakan perjalanan perusahaan yang dipikirkan dengan matang akan menguntungkan perusahaan dan pelancong bisnis.
Jika Anda mendapatkan posisi untuk mengembangkan kebijakan perjalanan perusahaan, maka dari perspektif perusahaan, tugas Anda adalah membuat kebijakan yang mendefinisikan pengeluaran bisnis, menghilangkan pemborosan dan kelebihan di masa depan, dan memiliki kendali atas bagian pengeluaran bisnis ini .
Oleh karena itu, Anda harus memasukkan beberapa area fokus tertentu dalam kebijakan perusahaan yang Anda nyatakan, termasuk…
- Pemesanan. Perusahaan dapat memanfaatkan agen perjalanan yang mencari penawaran terbaik untuk perusahaan. Harga terbaik dapat ditentukan dan digunakan, tetapi hanya jika memenuhi kebutuhan pelancong bisnis dan tujuan bisnis perjalanan. Bukan hal yang tidak adil untuk meminta karyawan menggunakan agen perjalanan perusahaan lagi dan menunjukkan kepada karyawan cara menangani situasi tersebut.
- Gunakan kredit. Menyiapkan kartu kredit perusahaan yang dapat Anda minta untuk digunakan oleh karyawan perjalanan Anda membutuhkan sedikit usaha dan biaya. Tetapi dengan menyimpan pengeluaran di rekening perusahaan, Anda bisa mendapatkan catatan pengeluaran bisnis yang paling banyak dikeluarkan oleh karyawan. Banyak biaya perjalanan, seperti tiket pesawat dan hotel, dapat dilacak langsung ke perusahaan, sehingga menghemat kerumitan pelancong bisnis.
- Hadiah perjalanan. Jika perjalanan perusahaan Anda dikoordinasikan melalui agen perjalanan internal atau eksternal, Anda dapat membuat akun perusahaan dengan maskapai besar sehingga perusahaan dapat mengumpulkan miles frequent flyer. Akibatnya, perusahaan dapat menebus mil ini dan mewujudkan manfaat ini sebagai diskon signifikan yang berlaku untuk anggaran perjalanan.
- setiap hari. Kebijakan perjalanan perusahaan Anda harus menjelaskan pembatasan hotel, persewaan mobil, dan makan kepada karyawan yang bepergian. Anda ingin pergi sebelum tren karyawan menjadi terlalu terobsesi dengan pengeluaran harian dimulai. Bagian dari kebijakan ini harus ditinjau setiap tahun untuk memperbarui biaya saat ini.
- Laporan. Salah satu keluhan utama yang dimiliki karyawan tentang kebijakan perjalanan perusahaan adalah bahwa sistem pelaporan pengeluaran dienkripsi dan sulit untuk diisi. Anda akan memberikan formulir standar yang harus diisi oleh setiap pelancong di perusahaan untuk menerima penggantian biaya selama perjalanan. Tetapi lihat formulir ini, atau bahkan rancang sendiri, sehingga formatnya mudah dipahami dan Anda memiliki kategori untuk menutupi berbagai pengeluaran yang mungkin dihadapi karyawan Anda.
Selain kategori umum ini, kebijakan perjalanan perusahaan Anda juga harus mencakup beberapa implikasi bagi karyawan dalam keadaan luar biasa. Biaya kamar dan makan dapat sangat bervariasi, tergantung di mana karyawan harus bepergian. Jadi, Anda tidak ingin menetapkan batas hotel sebesar $125 per malam karena masuk akal untuk menginap di hotel yang nyaman dengan harga tersebut di Lincoln Nebraska, tetapi Anda memberlakukan batas yang sama pada karyawan yang harus melakukan bisnis di New York kota.
Dengan mengembangkan kebijakan yang melindungi anggaran perusahaan Anda secara keseluruhan tetapi juga berlaku untuk karyawan yang berfokus pada bisnis perusahaan Anda, Anda akan memiliki alat yang melayani kepentingan perusahaan dan kepentingan karyawan, dan menjadikan perjalanan bisnis seperti yang selalu dirancang untuk dicapai. Produktif, kegiatan yang berfokus pada bisnis untuk tujuan perusahaan.